21 febbraio 2014

Lunghe riunioni di lavoro… Il nostro cervello dice NO!

Un meeting che dura ore spesso è una necessità del lavoro d’ufficio.

Rapportarsi con altre Business Unit, organizzare l’attività ed essere allineati sullo sviluppo delle iniziative è un aspetto fondamentale dell’attività lavorativa, ma può essere uno sforzo notevole per il nostro cervello. Diversi studi neurologici legati all’ attenzione del cervello umano dimostrano che nei meeting che durano mezza giornata o addirittura una intera, si perde più facilmente la con concentrazione e  non si registrano le informazioni in maniera dettagliata.

Forbes ha pubblicato un articolo dove elenca 10 motivi per cui le persone odiano i meeting lunghi. In quei momenti diventiamo dipendenti da caffeina, contagiati da sbadigli virali e ci trema la gamba al punto tale che sembra muoversi da sola verso la porta d’ingresso.

1. “Ma quando arriva il coffe break?”

I meeting con ordini del giorno fitti e corposi, alimentano nei partecipanti una sensazione di impazienza simile a quella degli studenti in attesa della ricreazione. Il cervello in sostanza ci chiede “Ma quando arriva il coffe break?”. Secondo Forbes, le persone davanti ad agende cariche di punti da discutere, reagiscono alla riunione concentrandosi su quanto tempo dovranno sopportare per arrivare alla pausa, più che sugli effettivi contenuti del meeting stesso.

2. “Li realizzeremo mai tutti questi buoni propositi?”

La maggior parte delle persone elabora nella mente l’idea del “probabilmente non faremo mai la maggior parte di tutti questi punti”. Questa formulazione mentale, del tutto negativa, dipende dal fatto che, nelle riunioni particolarmente lunghe e sostanziose, il cervello ha bisogno di formulare dentro di sé un obiettivo a cui far riferimento. Nella maggior parte dei casi, la noia e la stanchezza sono la causa della negatività del pensiero, perciò al “devo mettermi subito al lavoro per completare tutto entro la scadenza concordata”, il cervello sostituisce “ore e ore di meeting e la maggior parte di queste cose chissà se le faremo mai”, determinando una scarsa motivazione da parte del lavoratore nello svolgimento del lavoro.

3. “Qual è lo scopo di questo meeting?”

In genere una riunione può anche essere lunga, se la sua lunghezza si lega a giuste motivazioni. Quando ci chiediamo il perché di un meeting, spesso la motivazione che ci viene data è “perché abbiamo un sacco di cose da programmare e realizzare”. Bene, questa non è una motivazione che stimola il nostro cervello alla concentrazione. Piuttosto bisognerebbe puntare sul fatto che, realizzando tutti i punti del meeting, i risultati ottenibili sarebbero migliori. In questo modo la motivazione del personale sarebbe stimolata.

4. Noi diciamo no agli ordini del giorno con punti scollegati tra loro!

L’orientamento all’efficienza nutre la produttività del team. E’ risaputo che, quando più cervelli collaborano assieme in modo proficuo possono realizzare grandi cose. Sezionare l’agenda dell’incontro in punti, magari slegati tra di loro, non è di certo il modo giusto per raggiungere, in modo sinergico, gli obiettivi.

5. E quando arrivi alla 63esima slide proiettata…

Spesso è tutta questione di Power Point. Se si proiettano slide fitte di contenuti, è come dare un’ulteriore motivo di rifiuto al cervello del nostro pubblico. Poche cose, scritte in maniera chiara e magari accompagnate da immagini o grafici che aiutano nella comprensione è quello di cui abbiamo visivamente bisogno per metabolizzare i contenuti.

6. Uno sbadiglio chiama l’altro e veloce si diffonde come un virus tra i partecipanti!

Ricordatevi che l’esaurimento si contagia proprio come l’herpes! Se un vostro collega subisce più di voi gli effetti negativi dei lunghi meeting, state certi che li subirete pure voi. Se si alza annoiato per servirsi un caffè, poco dopo lo farai anche voi, è quasi virale!

7. “Quindi…quando sarà la prossima riunione?”

Perché siamo qui oggi? Beh per pianificare il prossimo meeting!” Ecco un altro elemento anti-motivazione! Mai pensare negativamente a cosa ci aspetta nel prossimo futuro; convincersi, invece, che questo meeting porterà un incremento dei risultati è il giusto mood per affrontare la riunione.

8. L’idea vincente spesso si colloca tra le osservazioni finali. Non mollate!

La maggior parte delle riunioni ritaglia uno spazio alle nuove idee, considerazioni, domande o qualsiasi osservazione positiva e negativa nell’ordine del giorno. Molti spunti che si ottengono da questo spazio vengono spesso non considerati, o meglio, ascoltati ma riposti poi nel “cassetto del dimenticatoio”. Ecco l’ennesimo esempio di scarsa motivazione per il collaboratore partecipante.

9. Numero qua, numero là…e la creatività?

Tutti sanno che il vero obiettivo dei meeting si basa su come fare i numeri. Questo aspetto demolisce totalmente l’elemento creativo che sta alla base del meeting. Ciò che motiva le persone non è la metrica di performance finanziaria, ma le idee, la loro valorizzazione e il loro sviluppo. Questi tre elementi assieme poi, porteranno al risultato numerico!

10. Limonate di idee per tutti!

Per ottenere davvero il massimo da una riunione che fonde assieme molteplici cervelli bisogna che questi si spremano come limoni nello spremi agrumi. Incontri convenzionali basati su pratiche artificiali sono totalmente privi di efficacia.

Alcune aziende hanno sperimentano un sistema per risolvere queste problematiche legate alla durata dei meeting. Un esempio è dato da “Ten-Minute Standing Meeting”. Si tratta di brevi incontri da realizzare in piedi, 4-5 volte alla settimana e della durata di 10 minuti. Questi mini meeting sono composti al massimo da 4 punti da discutere e dovrebbero essere così sviluppati:

– Vittorie: iniziare sempre l’incontro riconoscendo i risultati raggiunti e il buon lavoro svolto

– Critiche: condivisione di informazioni e criticità

– Idee brillanti: le migliori idee di solito nascono in modo casuale e in luoghi informali. Fare in modo di tirarle fuori.

– Conclusioni: trasformale le idee in azione a piccoli passi.

E voi cosa ne pensate dei meeting in piedi? Siete per i meeting lunghi con coffee break o per queste mini riunioni informali?