24 febbraio 2015

Tempo, strumenti, informazioni… qualche consiglio per gestirli al meglio

di: Mauro Lupi
Direttore strategico, DigitalBreak.it
Mauro Lupi

Uno dei luoghi comuni più gettonati di questi anni sembra essere “non ho tempo”.
Ma raramente la frase viene completata con un’indicazione o un auspicio su cosa fare per migliorare la situazione. In questo post provo a fare qualche riflessione su come affrontare la tempesta perfetta in cui si combinano tra gli altri: information overload, tecnologie che si evolvono rapidamente, competizione crescente anche sul fronte della velocità di delivery.
La Storia sta accelerando e noi di conseguenza dovremmo fare lo stesso“.
Così Jack Delors nel 1989, quando era presidente della Commissione Europea.
È vero, in questi ultimi decenni tutto ha preso a muoversi più velocemente, talvolta a correre, con tanto di sterzate improvvise e inaspettate. E noi tentiamo di governare questa accelerazione svolgendo quotidianamente dei processi più o meno consapevoli di autoformazione.
Abbiamo quindi imparato a rassegnarci al fatto che il nostro nuovo personal computer o telefono cellulare sarà inevitabilmente rimpiazzato dopo qualche settimana da un modello meno costoso e più efficiente. Sicuramente più complesso è convivere con l’aumento della competizione che è oggi caratterizzata fortemente dalla componente “velocità” (sia essa nel mondo del lavoro, nello sport o nelle relazioni sociali). Il risultato è quello di essere spinti ad infilare molte più attività rispetto a prima nelle nostre 24 ore. Con l’effetto, tornando a Delors, di un’immagine ulteriormente amplificata del mondo che accelera.
L’unico conforto è che il limite fisiologico delle 24 ore è comune a tutti gli esseri umani. E proprio perché si tratta di una risorsa finita, dobbiamo lavorare sull’efficienza dei modelli organizzativi personali nella gestione del tempo, degli strumenti, delle informazioni.

Tempo, strumenti e informazioni sono i tre elementi da armonizzare, con la consapevolezza che strumenti e informazioni (e quindi tecnologie e contenuti), hanno in comune la continua evoluzione e moltiplicazione.
Partiamo da qualche riflessione sul tempo, il quale va considerato come una risorsa personale fondamentale.

Tempo

Photo thanks to filosofia.rai.it

Considerazione questa che appare ovvia, eppure la maggior parte delle persone spreca enormi quantità di tempo in attività superflue o poco efficienti.
Eppure con un po’ di pianificazione personale e maggior rigore e autodisciplina, si possono ottimizzare svariati momenti della propria giornata e destinarli ad attività più proficue o, semplicemente, a guadagnare momenti di svago oppure, fondamentali, di riflessione.
Esistono decine di tecniche e di accorgimenti (che non possiamo approfondire qui), ma il punto è che sono in molti a subire l’evolversi degli eventi senza minimamente cercare di governarli, ove possibile.
C’è poi da considerare che l’efficienza è un soft skill sempre più rilevante in ambito professionale, per cui le persone “che non fanno perdere tempo” sono sicuramente tra le più apprezzate. Alla fine si tratta del “rispetto” del tempo: quello proprio ma anche quello degli altri.
Una risorsa che ci è donata ogni giorno e che abbiamo la responsabilità (e dovremmo avere anche l’interesse) ad utilizzarla al meglio.
Riguardo la tecnologia, l’obiettivo sebbene complicato, è quello di sfruttarla e non di subirla.
E l’unico modo per ottimizzare questa parte, è quello di partire dai propri obiettivi e non dagli strumenti.

Keyboard

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Un esempio è relativo al disagio di molti nel gestire molteplici piattaforme di relazione: telefono, sms, email, Whatsapp, Facebook e tutti gli altri social network, ecc.

Laddove possibile, il suggerimento è programmare delle “pulizia di Pasqua” periodiche e verificare se e come scollegarsi da gruppi inutili oppure identificare degli strumenti tecnologici che aumentino la produttività. Basta osservare come le persone pianificano gli incontri di business: è sufficiente che i partecipanti siano più di due, e scattano una serie lunghissima di email per cercare di incrociare le agende. Eppure basterebbe utilizzare dei semplici strumenti come Doodle, Vyte.in ma anche lo stesso Outlook, per pianificare un meeting in modo rapido ed efficiente.
Sono ovviamente consapevole che nell’ecosistema professionale di ciascuno di noi, non possiamo sempre dettare tempi e tecniche, ma proviamoci! Anzi, contaminiamo di efficienza i nostri colleghi e interlocutori.
Infine il tema delle informazioni, che per dimensioni e formati, sono ormai un’onda infinita che talvolta sembra travolgerci. In questo caso, l’input prende spunto dai collaudati modelli con cui si progettano archivi informativi di grandi dimensioni e indica una semplice regoletta: partire dalla fine, ossia dal momento in cui andremo a fruire dei contenuti.

Storage

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Quindi evitiamo di provare a seguire “tutto il possibile” nel nostro ambito di interesse (missione comunque irrealizzabile), ma identifichiamo i canali e gli strumenti “giusti” per gestire i contenuti in modo efficiente. Tra i canali, mettiamoci a caccia dei cosiddetti “curatori”, ossia persone che per passione o interesse, seguono un argomento e ne trattano nei loro canali digitali. Riguardo agli strumenti, continuo a ritenere indispensabili gli RSS e mi stupisco il loro utilizzo non sia molto diffuso. Eppure sono un modo per captare ciò che serve ogni qualvolta venga pubblicato, senza tediose visite a siti e canali digitali cercando a vuoto.
In definitiva: per organizzare meglio il proprio tempo occorre trovare un po’ di tempo!

Piccola bio:
Mi occupo del mix tra marketing e tecnologie da oltre 30 anni e di internet marketing… da quando esiste internet! Dal 2014 sono Direttore strategico di DigitalBreak dove sviluppo progetti di digital transformation. Sono Professore a progetto all’università IULM dove insegno Digital Marketing. Ho scritto Motori Di Ricerca E Visibilità Sul Web (2001) ed sono co-autore di Social Media Marketing (2011). Mi si trova su www.maurolupi.com